Fattura Elettronica FAQ

La Fattura Elettronica è un documento informatico (digitale), che viene emesso in formato XML e trasmesso al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate secondo alcune regole stabilite dalla normativa in materia.

Il file che contiene i dati della fattura elettronica deve essere costruito utilizzando il linguaggio informatico XML (eXtensible Markup Language) e secondo la struttura definita nel "tracciato XML" stabilito dalla normativa e disponibile alla pagina fatturapa.gov.it

La prima norma che ha sancito l'obbligatorietà di emissione della fattura elettronica è il Decreto Ministeriale n. 55/2013 i cui destinatari erano soltanto le Pubbliche Amministrazioni. Tale decreto ha stabilito l'entrata in vigore dell'obbligo in modo graduale per i soggetti che dovevano emettere fattura verso un ente pubblico:

• dal 6 giugno 2014 verso le PA centrali (Ministeri, INPS e Agenzie Fiscali)
• dal 31 marzo 2015 verso tutti i restanti enti della PA

A partire da queste date le PA non hanno più potuto accettare fatture emesse in forma cartacea e gli è stato vietato il pagamento di fatture che non fossero in formato elettronico.

Con la Legge n. 205/2017 l'obbligo di fatturazione elettronica viene esteso:

• dal 01/07/2018 ai subappaltatori della PA
• dal 01/07/2018 per le cessioni di carburanti (posticipato poi all' 01/01/2019 dal D.L.79 del 28 giugno 2018)
• dall' 01/01/2019 per tutti i soggetti possessori di partita iva B2B (verso privati).

Le Regole Tecniche per l'emissione delle fatture elettroniche sono state definite dall'Agenzia delle Entrate con il provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018. Il provvedimento illustra le regole per l'emissione e la ricezione delle fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio già al centro della fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione e per la trasmissione telematica dei dati delle operazioni di cessione di beni e prestazioni di servizi transfrontaliere.

No, le nuove regole tecniche valgono solo ed esclusivamente per le fatture emesse tra soggetti privati, mentre per quanto riguarda la fatturazione verso le Pubbliche Amministrazioni restano in vigore le regole riportate nel Decreto Ministeriale n. 55/2013 (le differenze sono comunque mimali).

Non tutti sono soggetti all'obbligo di fatturazione elettronica.
I soggetti esonerati sono:

• tutte le imprese e lavoratori autonomi che rientrano nel cosiddetto "regime di vantaggio" (art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111)
• Liberi Professionisti, Freelancer, Imprenditori e Ditte individuali titolari di Partita Iva Forfettaria (art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190)
• piccoli produttori agricoli (art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972)

Possono emettere fatture in formato cartaceo ad eccezione di quelle emesse verso la PA in quanto resta sempre valido per tutti l'obbligo di inviare fattura elettronica agli enti pubblici.

L'obbligo di fatturazione elettronica ha cambiato radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture (tutti gli operatori che negli ultimi anni hanno emesso fatture nei confronti della Pubblica Amministrazione avevano già da tempo preso contatto ravvicinato con questa nuova metodologia di fatturazione). Questo cambiamento ha modificato quindi la gestione della fattura attiva e passiva.

Fattura elettronica e cartacea: quali sono le differenze?

La fattura elettronica si differenzia da quella su supporto cartaceo principalmente per i seguenti aspetti:

è rappresentata in un formato standard, uguale per tutti: questo importante vantaggio consente l'elaborazione automatica delle fatture per estrarne tutti i dati costitutivi (cosa materialmente impossibile con le vecchie fatture su carta, con i dati riportati liberamente – e spesso "creativamente" – nel documento);
essendo un documento elettronico deve essere prodotta mediante uno strumento informa-tico (un computer, un tablet, uno smartphone corredato di un programma o connesso ad un servizio online specializzato);
deve essere recapitata elettronicamente al cliente con l'intermediazione del Sistema di interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate (non più quindi essere inviata a un indirizzo postale o una email);
gli istanti di trasmissione e consegna della fattura sono tracciati elettronicamente, quindi non possono più esistere significativi ritardi tra la data di emissione della fattura (determinata dall'effettiva prestazione) e quella di produzione della fattura.
In merito al contenuto dei dati riportati in fattura non ci sono invece significative differenze tra il documento contabile cartaceo ed elettronico (salvo alcuni dati previsti espressamente per la fatturazione elettronica).

Il Sistema di Interscambio (S.d.I.) svolge le seguenti funzioni:

• controlla la validità generale della fattura elettronica (aderenza al formato standard, esistenza di PIVA/codici fiscali, non duplicazione del numero, correttezza dell'indirizzo elettronico del destinatario, presenza di tutti i dati obbligatori, cfr. art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633);

• acquisisce nei sistemi dell'A.d.E. i dati della fattura, agevolando i controlli anche statistici da parte del sistema fiscale;

• provvede a recapitare la fattura elettronica a destinazione (ossia al cliente) presso l'indirizzo elettronico riportato nella fattura o – se esistente – presso quello registrato nel "cassetto fiscale" da parte del cliente (registrazione quanto mai raccomandata per minimizzare l'impatto degli errori commessi da parte del fornitore).

Rispetto alla vecchia modalità cartacea la consegna dell'E-Invoice avviene in modo decisamente più affidabile, perchè il S.d.I. notifica al mittente l'avvenuto recapito (o il mancato recapito) indicando anche la data e l'ora di consegna.

Possiamo elencarne alcuni:

• il formato standard (XML) utilizzato per la trasmissione della fattura elettronica: un modello unificato rende molto più rapido, economico ed affidabile acquisire e post-elaborare i dati delle fatture ricevute (oltre all'evidente ricaduta positiva sul piano della registrazione contabile):
• la certezza della consegna della fattura (o la tempestiva segnalazione di una mancata consegna a causa di un errore di indirizzo o di un malfunzionamento del canale di ricezione, ad esempio una casella PEC piena), peraltro testimoniata dall'Agenzia delle Entrate che è parte attiva nella delivery di ogni singola fattura elettronica, rende molto meno aleatorie le procedure di sollecito e recupero;
• per tutti i titolari di P.IVA che inviano e ricevono fatture elettroniche attive di importo superiore a 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni;
• per le P.IVA in regime di contabilità semplificata che effettuano operazioni diverse da quelle previste dall'art. 22 del Dpr n. 633/1972, e che si avvalgono dei dati che l'Amministrazione tributaria mette a disposizione, viene meno l'obbligo di tenere i Registri Iva.

Una delle più importanti ricadute della fatturazione elettronica è certamente la possibilità di poter monitorare/controllare i flussi di fatturazione delle imprese, oltre alla necessità di semplificare il processo di emissione, trasmissione, conservazione e gestione del documento contabile:

• sia per le transazioni effettuate tra due operatori Iva (B2B);
• sia per quelle tra un titolare di P.IVA (Impresa, Libero Professionista, Lavoratore Au-tonomo) e un consumatore finale (B2C);

Per compilare e recapitare una fattura elettronica bisogna avere a disposizione un computer, un tablet o uno smartphone connesso ad Internet. Chi era abituato a compilare le proprie fatture manualmente, su semplici bollettari o usando programmi come Word o Excel, deve passare a una applicazione che permetta di compilare agevolmente i dati della fattura, la produca nel formato XML previsto dal provvedimento dell'Agenzia delle Entrate e la trasmetta attraverso il SdI.

Ci sono diversi strumenti che si possono utilizzare:

software che includono la gestione della fatturazione elettronica;
servizi di fatturazione elettronica:

• piattaforme in grado di trasformare in xml i dati inseriti ("fai da te")
• servizi a cui affidare la compilazione manuale dei dati di fattura
• servizi che consentono la trasmissione di file xml già pronti.

Molto spesso i servizi includono anche la trasmissione e la conservazione del file fattura.

1. utilizzo di strumenti gratuiti messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate.

Se il software gestionale che si utilizza già produce valide fatture XML ma non si occupa della trasmissione (o se utilizzando altri sistemi si arriva ad avere l'xml della fattura elettronica), in alternativa all'acquisto di un servizio di invio xml, si può trasmettere in autonomia la fattura al Sistema di Interscambio via PEC (Posta Elettronica Certificata).

A partire dalla fattura XML già pronta si dovrà:

• esportare la fattura in una cartella di lavoro;
• assicurarsi che il nome del file rispetti la "naming convention" obbligatoria, ossia contenere la P.IVA e un numeratore progressivo;
• aprire il software di firma digitale e firmare il file della fattura, salvando il risultato in un nuovo file CAdES o XAdES (la fattura elettronica verso privati può anche non essere firmata digitalmente mentre l'obbligo permane per quelle diretta alla PA; considerando però che la firma protegge l'integrità del file lungo tutto il percorso, sembra imprudente affidarsi totalmente alla correttezza dei processi dell'A.d.E. pensando ad un ipotetico futuro contenzioso in materia fiscale);
• aprire la casella PEC e creare un nuovo messaggio indirizzato al Sistema di Interscambio (sdi01@pec.fatturepa.it), inserendo il file della fattura come allegato;
• spedire il messaggio a destinazione;
• controllare la ricevuta di consegna al Sistema di Interscambio;
• ricontrollare, in seguito, i messaggi di ritorno per sapere se la fattura elettronica è arrivata a destinazione, se conteneva errori o se la fattura – pur corretta – non ha potuto essere recapitata; il S.d.I. dichiara che il ciclo può concludersi nell'arco di 5 giorni.

L'Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un software, scaricabile dal sito istituzionale dell'Amministrazione fiscale.
Dopo aver scaricato e installato questo software si possono seguire le guide reperibili in rete per compilare tutti i dati della fattura elettronica, organizzata in "quadri".
Al termine si potrà salvare la fattura in formato XML; a quel punto sarà necessario attrezzarsi per la firma digitale (facoltativa, ma fortemente raccomandata), spedizione via PEC e controllo dei risultati.

I canali di ricezione accettati dal SdI sono:

• indirizzo PEC
• codice destinatario (codice di 7 caratteri identificativo di un canale FTP o Web Service)
• codice univoco ufficio (codice di 6 caratteri che identifica i soli destinatari Pubbliche Amministrazioni)

E'possibile registrare, sul sito dell'Agenzia delle Entrate (all'interno dell'Area riservata "Fatture e Corrispettivi") il proprio canale di ricezione preferenziale, abbinando alla propria P.IVA un indirizzo telematico. In questo modo, il SDI recapiterà sempre la fattura elettronica al canale prescelto ignorando quanto riportato in fattura dal fornitore.
Clicca qui per accedere al servizio di registrazione delle fatture elettroniche dell'Agenzia delle Entrate
Inserisci il tuo codice destinatario preferenziale. Se scegli i servizi di CFDIGITALE, metti "M5UXCR1".

Le Fatture Elettroniche sono messe a disposizione nell'Area riservata "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate.
E' necessario registrarsi al servizio.
Una volta ritrovata la fattura elettronica, è possibile scaricarla e importarla sul proprio sistema di gestione delle fatture elettroniche, se il sistema lo consente.

Le Fatture Elettroniche trasmesse agli Enti Pubblici devono, obbligatoriamente, essere firmate digitalmente.
La firma digitale non è invece obbligatoria per l'invio delle fatture B2B e B2C.

A partire dal 1° luglio 2019 le modifiche al comma 2 ed al comma 4 dell'articolo 21 del DPR n. 633/1972 introdotte con il Decreto Legislativo n. 119/2018, obbligano il cedente prestatore ad emettere le fatture elettroniche entro il termine di 10 giorni dalla data di effettuazione dell'operazione (quindi dalla data fattura). Successivamente, il termine dei 10 giorni è stato modificato dal Decreto Crescita in 12 giorni.

Nel caso in cui non si utilizzino sistemi software per la ricezione e gestione delle fatture passive, si potranno ricevere le fatture passive attraverso la PEC.
In questo caso è necessario assicurarsi che la casella PEC:

• sia in grado di accettare il maggior volume di dati prevedibile con l'obbligo di fatturazione elettronica
• abbia un servizio di archiviazione dei dati (da non confondere con la "Conservazione": in questo caso parliamo di un archivio che permetta di recuperare messaggi PEC cancellati involontariamente)
• che non raggiunga mai i limiti di spazio disponibile.

Dopo aver creato ed inviato la fattura elettronica, il SdI restituisce sempre "una risposta" cioè un file notifica riferito al documento trasmesso che può essere:

• Ricevuta Consegna: messaggio che il SDI invia al trasmittente per certificare l'avvenuta consegna del documento al destinatario;
• Notifica di Scarto: messaggio che il SDI invia al trasmittente nel caso in cui la fattura non abbia superato i controlli previsti. In questi casi nel file notifica sarà sempre indicato il motivo per il quale la fattura risulta scartata in modo da poterla correggere e ritrasmettere. Le fatture scartate si considerano NON emesse pertanto possono essere rinviate mantenendo lo stesso numero;
• Notifica di Mancata Consegna: il significato di questa notifica dipende dal tipo di fattura: PA, B2B e B2C.
  
  • Fatture PA: messaggio che il SDI invia al trasmittente (cedente prestatore) per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare il file alla PA. In questi casi nei 10 giorni successivi il Sistema di Interscambio, in automatico, proverà a trasmettere nuovamente la fattura. Nel caso in cui la consegna vada a buon fine, restituirà una Ricevuta di Consegna; in caso contrario verrà trasmessa l'Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito (per cause non imputabili al trasmittente). Il documento si considera comunque regolarmente trasmesso e si potrà fornirne al destinatario una copia della fattura attraverso un canale differente (PEC, e-mail, su carta, ecc);
  • Fatture B2B: la Ricevuta impossibilità di recapito viene trasmessa quando, per un problema tecnico al canale del ricevente, il SDI non riesce a recapitare la fattura al destinatario oppure quando il documento viene trasmesso al codice generico "0000000". Sarà quindi necessario avvisare il destinatario che potrà reperire la fattura nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate
  • Fatture B2C: le fatture verso i consumatori privati, senza partita iva, vengono trasmesse al codice generico "0000000" e saranno disponibili nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate. Diventa quindi necessario consegnare una copia leggibile (su carta o come allegato email) della fattura al destinatario, in modo che possa prenderne facilmente visione.
     
  Notifica di esito committente: la notifica è prevista soltanto per le fatture inviate alla Pubblica Amministrazione; si tratta di messaggio facoltativo che la PA può inviare al mittente della fattura, sempre attraverso il SdI, per segnalare l'accettazione o il rifiuto della fattura. La segnalazione può pervenire al SDI entro il termine di 15 giorni; se viene inviata una notifica di rifiuto, la fattura potrà essere corretta e trasmessa nuovamente con la stessa numerazione (come se non fosse mai stata emessa);
  Notifica di Decorrenza Termini: prevista soltanto per le fatture inviate alla Pubblica Amministrazione, viene inviata dal SDI quando, trascorsi 15 giorni dalla consegna, la PA destinataria del documento non ha espresso alcun tipo di esito (notifica di esito committente). Essendo trascorsi 15 giorni il SDI considera concluso il processo di trasmissione della fattura. Questo non significa necessariamente che per la PA la fattura sia corretta e pagabile: si consiglia quindi sempre di contattare direttamente la PA destinataria e effettuare una verifica.

Le fatture elettroniche sono documenti elettronici fin dall'origine e devono quindi essere conservate nello stesso formato, sia da parte del soggetto emittente sia dal soggetto ricevente.

Proprio come quelle cartacee, quindi le fatture elettroniche devono essere conservate. Ma in questo caso "conservare" non significa solo "evitare di perdere". Il Codice dell'Amministrazione Digitale chiarisce che la conservazione dei documenti informatici deve essere effettuata secondo ben precise Regole Tecniche, formalizzate nel DPCM 3-12-2013.

Le ricevute e le notifiche pervenute da parte del SdI sono documenti elettronici con valore legale pertanto vanno conservate a norma di legge come le fatture.

Il procedimento descritto dalle regole tecniche, per la sua complessità e per la responsabilità connessa a tutte le operazioni prescritte, è difficilmente praticabile con mezzi propri se non da parte di aziende con struttura e personale dedicato ai Sistemi Informativi.

Se si desidera operare in autonomia si potrà acquistare un software specializzato per la Conservazione Digitale a norma. Si raccomanda però di verificare con cura che il software sia conforme alle Regole Tecniche del DPCM 3/12/2013, perchè i prodotti basati sulle regole tecniche più vecchie (molto meno impegnative di quelle in vigore) non sono assolutamente utilizzabili.

è quindi quasi inevitabile rivolgersi a prestatori di servizi esterni. Tra questi è consigliato scegliere i soggetti che hanno ottenuto l'Accreditamento Agid come Conservatori (ossia che sono autorizzati a conservare anche i documenti della Pubblica Amministrazione).

è importante anche conoscere le responsabilità che ci si assume con una scelta di questo tipo e quindi è consigliabile studiare con cura il decreto delle Regole Tecniche.

L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito, certamente interessante perchè permette di adempiere gratuitamente ad un obbligo di legge.
Ci permettiamo però di segnalare alcune criticità:

• usando questo servizio il contribuente affida il proprio archivio "ufficiale" alla stessa con-troparte di un ipotetico contenzioso basato proprio su quei documenti;
• il servizio è pensato per i piccolissimi operatori e quindi non dispone (attualmente) di fun-zioni per automatizzare il conferimento: le fatture, pur presenti nello stesso sistema dell'Agenzia delle Entrate, devono prima essere salvate una ad una sul proprio computer e poi caricate una ad una in conservazione.

Le Fatture Elettroniche devono essere conservate per i 10 anni successivi a quello di emissione, come indicato dalla legge.

Le Fatture Elettroniche devono essere conservate, come tutti i documenti a rilevanza fiscale, entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali.

Queste tre tipologie di fatture si differenziano principalmente per il destinatario: PA verso la Pubblica Amministrazione, B2B tra soggetti privati e B2C verso consumatori finali. Il formato previsto dalla legge è lo stesso per tutte, salvo alcune eccezioni di valorizzazione dei campi in base alla tipologia.
In particolare:

• per le Pubbliche Amministrazioni è obbligatorio utilizzare il "Codice Univoco Ufficio", di 6 caratteri, (CUU) disponibile sul sito https://indicepa.gov.it/
• per le fatture B2B è possibile inserire o un codice destinatario di 7 caratteri o l'indirizzo PEC
• per le fatture B2C è necessario inserire il codice generico "0000000"

Per le fatture verso PA, spesso viene richiesto l'inserimento di altri codici tra cui:

• Codice CIG (Codice identificativo gara)
• Codice CUP (Codice unico progetto)